Voor grote, complexe projecten is de vraag welke procedure het meest geschikt is voor de plaatsing van de betrokken overheidsopdracht(en) doorgaans niet moeilijk te beantwoorden. Als er aan de concrete toepassingsvoorwaarden voor het gebruik ervan is voldaan, wordt normaliter gekozen voor een procedure die met onderhandelingen gepaard gaat. In de klassieke sectoren gaat het dan over de mededingingsprocedure met onderhandeling of de concurrentiegerichte dialoog. In dit artikel richt BDO zich op de plaatsing van opdrachten met een beperkte scope en dus ook een lage(re) geraamde waarde: welke procedures komen daarvoor in aanmerking en welke zijn bovendien het meest geschikt?
De procedurekeuze is van wezenlijk belang. Ze bepaalt of de opdracht moet worden bekendgemaakt, of in één of meerdere fasen wordt gewerkt, of onderhandelingen mogelijk zijn, etc. Bovendien staat de keuze vast: in de loop van het plaatsingsproces kan het type procedure niet meer worden gewijzigd. Stelt de aanbesteder vast dat de gekozen plaatsingsprocedure niet optimaal is, dan moet ofwel de rit toch (suboptimaal) worden uitgereden, ofwel de procedure worden stopgezet en herbegonnen op een andere wijze.
Algemeen overzicht verschillende plaatsingsprocedures
Een aanbesteder kan niet vrij om het even welke procedure kiezen. De wet bepaalt welke procedures bestaan en wanneer ze mogen worden gebruikt. Zeker in de klassieke sectoren werden voor bepaalde procedures beperkende voorwaarden opgelegd. In de speciale sectoren zijn de standaardprocedures uitgebreider.
Belangrijkste procedures onder de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten (klassieke sectoren):
- Openbare procedure — éénfasig; snelste/eenvoudigste; geen onderhandelingen; standaard voor alle opdrachten; ideaal voor "off the shelf".
- Niet-openbare procedure — tweefasig met voorafgaande selectie; geen onderhandelingen; standaardprocedure.
- Mededingingsprocedure met onderhandeling — tweefasig; onderhandelingen mogelijk (in principe niet over definitieve offertes); mits toepassingsvoorwaarden — te motiveren.
- Concurrentiegerichte dialoog — driefasig; meest complex; mits toepassingsvoorwaarden — te motiveren.
- Innovatiepartnerschap — voor ontwikkeling/aankoop van niet reeds beschikbare producten/diensten/werken; mits voorwaarden.
- Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking — éénfasig; onderhandelingen mogelijk; enkel onder specifieke drempels — te motiveren.
- Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking — éénfasig; geen bekendmakingsverplichting; mits limitatief opgesomde toepassingsgevallen — te motiveren.
Specifieke plaatsingsprocedures geschikt voor "kleine" opdrachten
Opdrachten van beperkte waarde
- Voor opdrachten met een geraamde waarde lager dan 30.000 EUR (excl. BTW) kan een zeer soepele procedure worden gevoerd.
- De Wet overheidsopdrachten is grotendeels niet van toepassing; enkel de kernbepalingen gelden, i.h.b. het gelijkheidsbeginsel.
- Indien mogelijk moet de aanbesteder de voorwaarden van meerdere ondernemers raadplegen (zonder verplichting om een daadwerkelijke offerte op te vragen); het bewijs van die raadpleging moet kunnen worden geleverd.
- De opdracht kan via aanvaarde factuur tot stand komen.
De Wet voorzag reeds een verhoging van de drempel van 8.500 EUR tot de huidige 30.000 EUR. Nu ligt mogelijk nog een verdere versoepeling in het verschiet: de federale ministerraad keurde op 30 april 2026 een voorontwerp van wet goed dat onder meer de drempel voor opdrachten van beperkte waarde zou verhogen tot 75.000 EUR. Hetzelfde voorontwerp voorziet ook een algemene mogelijkheid tot rechtstreekse gunning tot en met 3.000 EUR.
De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
In bepaalde uitzonderingsgevallen hoeft een overheidsopdracht niet te worden aangekondigd. De aanbesteder mag zich ertoe beperken, indien mogelijk, meerdere zelfgekozen ondernemers te raadplegen. Het beroep op deze procedure moet wel worden gemotiveerd.
Eén van de limitatief opgesomde toepassingsgevallen betreft "kleine" opdrachten, meer bepaald als het uiteindelijke opdrachtbedrag (excl. BTW) lager is dan:
- 140.000 EUR;
- 216.000 EUR voor bepaalde categorieën van diensten (enkel voor de andere dan federale aanbestedende overheden);
- 100.000 EUR voor elk perceel van een opdracht waarvan het geraamde bedrag de drempels voor bekendmaking niet bereikt, op voorwaarde dat het samengevoegde bedrag van deze percelen niet meer dan 20% van het geraamde bedrag van de opdracht bedraagt.
Indien meerdere ondernemers worden geconsulteerd, hoeft de aanbesteder toch geen selectiecriteria te voorzien voor deze kleine opdrachten. De regels inzake verplichte uitsluitingsgronden en uitsluitingsgronden i.v.m. fiscale en sociale schulden blijven echter onverminderd van toepassing. Onderhandelingen over initiële en volgende (ook definitieve) offertes zijn mogelijk; over gunningscriteria mag niet worden onderhandeld. Voor deze kleine opdrachten kan zelfs onderhandeld worden over de minimumeisen, voor zover dat niet werd uitgesloten in de opdrachtdocumenten.
De vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking
Deze procedure geldt uitsluitend voor Belgische opdrachten. Ze kan onder meer worden gebruikt:
- voor opdrachten voor leveringen en diensten waarvan de geraamde waarde lager ligt dan de drempel voor Europese bekendmaking (nu 216.000 EUR excl. BTW, behalve voor federale aanbestedende overheden: 140.000 EUR);
- voor opdrachten voor werken waarvan de geraamde waarde lager ligt dan 750.000 EUR excl. BTW.
Er is geen verplichte voorafgaande selectiefase. Elke belangstellende kan onmiddellijk een offerte indienen. Onderhandelingen over initiële en volgende offertes (m.u.v. de definitieve) zijn mogelijk; over minimumeisen en gunningscriteria mag niet worden onderhandeld. Onderhandelingen zijn niet verplicht.
Sociale en andere specifieke diensten
Voor diensten opgesomd in bijlage III bij de Wet overheidsopdrachten (o.a. gezondheidszorg, onderwijs, juridische diensten voor zover niet uitgesloten, enz.) heeft de aanbesteder ruime keuze:
- vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking tot 750.000 EUR excl. BTW (light regime met kernbepalingen);
- onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking onder de toepasselijke voorwaarden;
- elke andere in de Wet vermelde plaatsingsprocedure, zelfs zonder dat aan de toepassingsvoorwaarden moet zijn voldaan (dan wel integraal toepassen);
- procedure sui generis met voorafgaande bekendmaking waarvan de aanbesteder zelf de nadere regels bepaalt.
Welke procedure ook wordt gekozen: transparantie, proportionaliteit en gelijkheid van behandeling moeten worden geëerbiedigd, en er moeten gunningscriteria worden vastgesteld.
Besluit
Voor kleine opdrachten biedt de Wet meer flexibiliteit dan vaak wordt gedacht. Een zware procedure is dus niet altijd nodig. De belangrijkste stap is om vooraf de juiste procedure te kiezen, rekening houdend met het bedrag, de complexiteit en de gewenste flexibiliteit. Daarbij is uit te kijken naar de mogelijke verhoging van de drempel voor opdrachten van beperkte waarde tot 75.000 EUR. BDO volgt dit verder op.
Authors:
- Erika Leenknecht, BDO Belgium
