Onthaalmedewerker, post- en pre akte

In deze sleutelfunctie:

In de rol van onthaalmedewerker:

• ben je de stem en het gezicht van ons kantoor:
  • Je ontvangt de cliënten op een vriendelijke en correcte manier en beantwoordt binnenkomende telefonische oproepen vlot en professioneel.
  • Je fungeert als contactpersoon voor de leveranciers van bureaumateriaal en dranken. 
  • Je controleert de aktezalen voor je naar huis gaat ’s avonds en maakt ze klaar om er de volgende dag nieuwe cliënten te kunnen ontvangen (bloemen, drank, papier, brochures, enz.).
• bied je administratieve ondersteuning aan je collega’s en aan de notarissen:
   
  • Je identificeert nieuwe cliënten en creëert hun dossiers digitaal (inlezen van ID-kaarten en bewaren van identiteitsgegevens in de dossiersoftware).
  • Je plant afspraken in voor de notarissen en de juristen.
  • Je klasseert en archiveert afgesloten dossiers

Wat de pre-akte taken betrefffen:

• Je start alle dossiers op (zowel fysiek als in de dossiersoftware) en bevestigt ontvangst ervan aan de cliënten.
• Je doet administratieve opzoekingen voor het verlijden van de akte zoals bv. kadaster, OVAM, stedenbouw en kantoor Rechtszekerheid.
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor het cliënteel en de verschillende overheidsadministraties.
• Je bent verantwoordelijk voor de tekoopstelling van vastgoed via het kantoor.

Wat de post-akte taken betreffen:

• zal je de dossiers na de ondertekening van de akte administratief samen opvolgen met een collega:
   
  • inschrijving in het repertorium;
  • elektronische registratie van de akten;
  • inschrijving van testamenten en huwelijkscontracten in de daartoe bestemde registers;
  • meldingsformaliteiten zoals bv. syndicus;
  • voorbereiding en opvolging van handlichtingsdossiers;
  • afsluiting van dossiers, 

• Idealiter heb je een bachelordiploma (rechtspraktijk). Heb je een ander diploma en ben je geïnteresseerd in het recht, dan kom je ook in aanmerking.
• Ervaring is een pluspunt, maar zeker geen vereiste. 
• Je bent vlot met de courante informaticatoepassingen (Outlook, Word, Excel, …) en bent steeds bereid om nieuwe applicaties aan te leren.
• Je bent goed georganiseerd en weet met deadlines en prioriteiten om te gaan.
• Je integreert gemakkelijk in een groep.
• Je hebt een open, vriendelijke en klantgerichte persoonlijkheid.

• een voltijds contract van onbepaalde duur, 
• een correct loon in overeenstemming met je ervaring en verantwoordelijkheden
• talrijke voordelen eigen aan de sector en aan het kantoor: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, verzekering inkomensverlies, eindejaarspremie, CAO-premie, verplaatsingsonkosten en ecocheques
• een aangename omgeving met talrijke opleidingsmogelijkheden en waar persoonlijke ontwikkeling wordt aangemoedigd
• een flexibel en gezinsvriendelijk arbeidsregime rekening houdend met de goede werking van het kantoor
• groepsactiviteiten : team building, sportactiviteiten, lunches, …