Dans les deux mois suivant son licenciement, votre employé vous demande de motiver votre décision. Vous êtes alors tenu de répondre à sa demande dans un certain délai, faute de quoi vous devrez lui payer une indemnité.
Deux cas sont à envisager pour déterminer la durée de ce délai:
- soit le licenciement a effet immédiat : il faudra alors donner la motivation dans les deux mois à dater de la prise de connaissance de la demande de votre employé;
- soit le licenciement est notifié avec un délai de préavis : il faudra alors donner la motivation dans les six mois à compter de la prise de connaissance de la demande de votre employé, sans toutefois dépasser une durée de deux mois à compter de la fin effective du contrat de travail.
La loi dispose en outre que l'employeur est présumé avoir pris connaissance de la demande de motivation trois jours ouvrables après son envoi.
Si vous ne respectez pas ce délai, une indemnité de protection égale à deux semaines de rémunération sera due. Cette indemnité n'est pas soumise aux cotisations de sécurité sociale. Ces cotisations seront toutefois dues en cas d'indemnité complémentaire qui serait payée suite à l'appréciation de la motivation du licenciement, à moins que l'indemnité résulte d'une décision judiciaire ou d'une convention approuvée par le juge.
Nous vous conseillons donc d'être proactif et de préciser les motifs du renvoi dans la lettre de licenciement. Cela étant, si l'évocation de ces motifs devait donner lieu à une discussion (émotionnelle), libre à vous de reporter la communication formelle du licenciement. Soyez alors attentif à ne pas dépasser le délai dont vous disposez. Quoiqu'il en soit et de manière générale, il est essentiel que la motivation soit en ligne avec les raisons du licenciement reprises sur le formulaire C4.
