Stel je voor…
Je runt een klein maar bloeiend Belgisch ontwerpbureau. Je dagen zijn gevuld met creativiteit - branding projecten, websiteontwerpen, verpakkingsconcepten. Je werkt samen met retailers, fabrikanten en dienstverleners en je hebt in de loop der jaren sterke relaties opgebouwd met je klanten.
Aan het einde van elke maand zet je je aan tafel met een kop koffie en open je je facturatiesoftware. Je genereert een pdf voor elke klant, voegt deze toe aan een e-mail en verzendt deze. Het is een ritme dat je goed kent. Het is eenvoudig, efficiënt en werkt al jaren.
Dan stuurt je accountant op een ochtend het bericht: "Vanaf 1 januari 2026 moet je gestructureerde elektronische facturen uitreiken voor alle B2B-transacties." Je fronst. Gestructureerd? Elektronisch? Zijn je pdf's niet gestructureerd en elektronisch? Ze bevatten alle juiste velden. Ze zijn digitaal. Je hebt nooit klachten gehad.
Even verduidelijken.
Waar je accountant naar verwees, is geen suggestie of best practice — het is een wettelijke verplichting. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen die business-to-business (B2B) transacties verrichten, gestructureerde elektronische facturen uitreiken.
Deze verplichting maakt deel uit van een bredere digitale transformatie die gericht is op het verbeteren van de naleving van de belastingwetgeving, het verminderen van de administratieve lasten en het verbeteren van de interoperabiliteit tussen bedrijfssystemen. De verplichting is te vinden in de Wet van 6 februari 2024 en wordt uitgewerkt in het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025, dat Richtlijn 2006/112/EG gedeeltelijk omzet in Belgisch recht.
In tegenstelling tot een pdf- of papieren factuur is een gestructureerde elektronische factuur een machineleesbaar document dat strikte semantische en syntactische standaarden volgt, zoals het Peppol BIS-formaat in UBL. Deze facturen zijn niet alleen digitaal, ze zijn ontworpen om automatisch te worden verwerkt, waardoor nauwkeurigheid, traceerbaarheid en naleving worden gegarandeerd.
Deze verschuiving is niet alleen technisch, maar ook strategisch. Het weerspiegelt een verschuiving naar een transparantere, efficiëntere en digitaal geïntegreerde economie. En het betekent dat elk bedrijf, ongeacht de grootte, zich moet aannpassen.
Concreet.
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen die B2B-transacties verrichten, gestructureerde elektronische facturen uitreiken. Dit geldt voor alle binnenlandse B2B-transacties tussen Belgische belastingplichtigen.
Er zijn beperkte uitzonderingen. In de volgende gevallen ben je niet verplicht om gestructureerde e-facturen uit te geven:
- Je bent een buitenlandse belastingplichtige zonder Belgische vestiging.
- Je werkt onder de forfaitaire btw-regeling (tot 1 januari 2028).
- Je verricht alleen btw-vrijgestelde activiteiten.
- Je verkoopt nieuwe gebouwen of voertuigen onder specifieke voorwaarden.
Het ontvangen van gestructureerde e-facturen is niet verplicht voor bedrijven die alleen btw-vrijgestelde activiteiten verrichten.
Zelfs als je met je zakenpartners overeenkomt om een ander formaat dan Peppol BIS te gebruiken, bijvoorbeeld een aangepaste XML of een andere EU-conforme syntaxis, ben je er nog niet vanaf. Je moet nog steeds technisch in staat zijn om gestructureerde elektronische facturen uit te geven en te ontvangen in het Peppol BIS-formaat. Als je klant op Peppol aandringt, moet je hieraan voldoen. Als je leverancier facturen via Peppol verstuurt, moet je deze kunnen ontvangen. De flexibiliteit om alternatieve formaten te gebruiken bestaat, maar het is voorwaardelijk.
Als je je niet aan de regels houdt, variëren de boetes van €1.500 voor de eerste overtreding tot €5.000 voor volgende overtredingen
Dus, wat moet je nu doen?
- Kies voor facturatiesoftware die Peppol BIS ondersteunt.
- Maak verbinding met een Peppol Access Point.
- Informeer je klanten en leveranciers.
- Bereid je team voor.
