Wat te doen wanneer je een factuur ontvangt waarbij de prijs, materialen of diensten afwijken van de gemaakte afspraken? Dient deze dadelijk te worden betwist of kan je dit op eender welk moment nog doen, bijvoorbeeld indien je de afwijking niet dadelijk hebt opgemerkt. Een recente beslissing van het Hof van Cassatie toont aan dat waakzaamheid geboden blijft.
Basisprincipes voor de betalingsverplichting van een factuur
Een factuur tussen ondernemingen is doorgaans verschuldigd wanneer deze uitdrukkelijk aanvaard werd of niet binnen een redelijke termijn werd betwist (uitdrukkelijke of stilzwijgende aanvaarding).
Een aanvaarde factuur creëert op haar beurt een (wettelijk) vermoeden dat de factuur inderdaad overeenstemt met de afspraken/overeenkomst tussen de partijen. Partijen kunnen dit vermoeden betwisten, maar enkel wegens ernstige en gerechtvaardigde redenen (bijvoorbeeld wanneer een medewerker per ongeluk een factuur heeft aanvaard die niet overeenstemt met de overeengekomen prijs, hoeveelheid, omschrijving of datum). Dit is echter verre van vanzelfsprekend.
Recente toepassing
In een arrest van het Hof van Cassatie van 16 oktober 2025 werd het hogervermelde wettelijke vermoeden op de proef gesteld, namelijk, wat als de factuur niet tijdig betwist werd (stilzwijgende aanvaarding), maar niet overeenstemt met de overeenkomst tussen de partijen. In casu ging het om een aannemer die facturen voor buitenschrijnwerk had verzonden aan een ontwikkelaar van residentiële bouwprojecten. Anderhalve maand na factuurdatum betwistte de ontwikkelaar de facturen, o.a. aangezien de facturatie afweek van de offertes. Na een uitgebreide procedure belandde het dossier uiteindelijk bij het Hof van Cassatie. Het Hof oordeelde hierbij dat, indien een factuur niet binnen een redelijke termijn betwist werd (stilzwijgende aanvaarding), hieruit vermoed moet worden dat de factuur overeenstemt met de afspraken tussen de partijen, zelfs indien de factuur gedeeltelijk afwijkt van de overeenkomst.
Hoewel één en ander samenhing met de specifieke feiten, volgen hieruit enkel belangrijke lessen voor de ondernemer, namelijk:
- Studie van de factuur: bestudeer de factuur grondig alvorens deze uitdrukkelijk te aanvaarden of te betalen;
- Betwisting: in geval de factuur afwijkt van de overeenkomst, betwist deze schriftelijk, op gemotiveerde wijze en zo snel mogelijk (risico op stilzwijgende aanvaarding);
- Afwijking van de overeenkomst: als de factuur toch niet tijdig werd betwist, ga dan na of er ernstige redenen zijn waarom de factuur niet overeenstemt met de afspraken en dus niet verschuldigd zou zijn;
- Company policy (good governance): om onnodige stress te vermijden en je bedrijf te beschermen, worden er best richtlijnen opgemaakt over een administratieve termijn om facturen te controleren/betwisten, wie mag communiceren over facturen alsook dat afwijkingen op een overeenkomst slechts mogelijk zijn mits uitdrukkelijke instemming van beide partijen.
Hoe kan De Langhe Advocaten u helpen?
De Langhe Advocaten, een kantoor gespecialiseerd in ondernemingsrecht, ondersteunt ondernemingen bij:
- Een risico-analyse van het intern beleid over hoe om te gaan met inkomende en uitgaande facturatie;
- Risico-beperking door robuuste contracten op te maken waardoor de afspraken tussen partijen weerspiegeld moeten worden in de factuur;
- Praktisch en oplossingsgericht optreden bij een geschil omtrent facturatie.
Neem gerust contact op met De Langhe Advocaten voor een vrijblijvend gesprek. Zij denken mee vanuit zowel de juridische als de zakelijke realiteit om uw onderneming te ondersteunen.
Authors:
- Pieter-Jan Aerts, De Langhe Advocaten
