De aanwezigheidsregistratie op Belgische werven werd ingevoerd om meer transparantie te creëren over wie er op een werf aan het werk is en zo sociale fraude en illegale tewerkstelling beter te kunnen bestrijden. Vanaf 1 april 2027 wordt dit systeem verder aangescherpt: het huidige Checkinatwork wordt vervangen door Check In and Out at Work voor werken in onroerende staat met een totale waarde van minstens 500.000 EUR exclusief btw. Deze verplichting geldt ook voor buitenlandse werkgevers en hun onderaannemers die in België werken.
Wat verandert er?
Vandaag volstaat een registratie bij de start van de werkzaamheden. Vanaf 1 april 2027 moet zowel het begin als het einde van de werkzaamheden geregistreerd worden.
Minstens even belangrijk: de registratie zal voortaan realtime en op de werkplaats zelf moeten gebeuren. Waar vandaag vaak de werkgever of aannemer de registratie vooraf uitvoert op basis van de planning, zal dit niet langer mogelijk zijn. Werknemers, uitzendkrachten, zelfstandigen en stagiairs zullen zich zelf moeten registreren wanneer zij de werf betreden en verlaten.
Hoe verloopt de registratie?
De registratie kan gebeuren via:
- een QR-code op de werf;
- een internetlink;
- een badge- of tijdsregistratiesysteem dat gekoppeld is aan de RSZ-toepassing;
- andere erkende registratiemiddelen die door de overheid worden aanvaard.
In de praktijk betekent dit dat werknemers toegang moeten hebben tot een geschikt registratiemiddel, vaak een smartphone of badge. Voor uitzendkrachten moet de gebruiker van de arbeidskrachten hiervoor een oplossing voorzien.
Waarom nu al actie ondernemen?
Hoewel de verplichting pas op 1 april 2027 in werking treedt, raden wij aan om de impact nu reeds in kaart te brengen.
Voor veel ondernemingen betekent deze wijziging immers veel meer dan een administratieve aanpassing:
- bestaande interne procedures moeten worden aangepast;
- werknemers en onderaannemers moeten worden geïnformeerd en opgeleid;
- er moet worden nagegaan of iedereen beschikt over de nodige registratiemiddelen;
- digitale tijdsregistratie- of badgesystemen moeten mogelijk worden aangepast of geïntegreerd;
- buitenlandse werknemers moeten vertrouwd worden gemaakt met de nieuwe werkwijze.
Bedrijven die vandaag nog werken met voorafgaande registraties of centrale administratieve verwerking zullen hun processen grondig moeten herdenken.
Extra aandacht voor buitenlandse ondernemingen
Buitenlandse aannemers en onderaannemers onderschatten vaak de praktische gevolgen van deze wijziging. Werknemers die tijdelijk naar België worden gestuurd, moeten niet alleen beschikken over de correcte Limosa-aangifte en A1-documenten, maar zullen zich vanaf 2027 ook persoonlijk en ter plaatse moeten registreren bij aankomst en vertrek van de werf.
Een gebrek aan voorbereiding kan leiden tot praktische problemen op de werf en verhoogde aandacht van de sociale inspectiediensten.
Reeds verplicht in de schoonmaaksector
Voor bepaalde schoonmaakactiviteiten van onroerende goederen geldt Check In and Out at Work reeds sinds september 2024. Voor deze sector verandert er dus niets.
Onze tip
2026 wordt hét voorbereidingsjaar. Wacht niet tot het laatste moment om uw procedures, onderaannemersketen en registratiesystemen te evalueren. Zeker bedrijven die regelmatig werken uitvoeren via buitenlandse werknemers of onderaannemers doen er goed aan tijdig na te gaan of hun huidige werkwijze nog voldoet aan de toekomstige regelgeving.
Van Havermaet volgt de verdere ontwikkelingen op de voet en ondersteunt u graag bij de voorbereiding op deze nieuwe verplichtingen.
