Dans un précédent newsflash, nous avons déjà examiné la réglementation de participation aux assemblées générales des sociétés selon un projet de loi du 27 octobre 2020. Ces modifications sont maintenant une réalité depuis l'adoption de la « loi COVID-19 et justice » par la Chambre des représentants le 17 décembre 2020 (publiée le 24 décembre 2020).
Le législateur a assoupli la possibilité de participer à l'assemblée générale à distance par un moyen de communication électronique. La modification la plus importante est que l'autorisation statutaire qui était auparavant requise à cette fin a été supprimée. C'est désormais l'organe d’administration qui peut, à sa discrétion, autoriser la participation à distance.
Ces règles s'appliquent à tout moyen de communication électronique utilisé pour participer numériquement à l'assemblée générale. Il s’agit alors aussi bien des systèmes sophistiqués, principalement utilisés dans les grandes entreprises comptant de nombreux actionnaires, que des conférences vidéo ou téléphoniques ordinaires, telles que Skype, Teams ou Zoom, qui sont utilisées pour les petites assemblées. Jusque très récemment, ces dernières étaient encore considérées comme des assemblées générales "ordinaires" où les actionnaires s'identifiaient visuellement et aucune formalité spécifique ne devait être mise en place.
Pour ces petites assemblées également, la convocation à l'assemblée générale devra désormais contenir « une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance ». En outre, le procès-verbal de l’assemblée devra mentionner tous « les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l'assemblée générale ou au vote ».
Les exigences techniques relatives aux moyens de communication utilisés ont également été renforcées. Par exemple, les moyens de communication électroniques doivent toujours permettre aux actionnaires de participer aux délibérations et d'exercer leur droit de poser des questions. Auparavant, cela n'était requis que si les statuts l'exigeaient. Jusqu'au 30 juin 2021, il est toutefois encore possible de déroger à cette exigence si l'organe d’administration indique dans la convocation à l'assemblée générale les raisons pour lesquelles la société ne dispose pas de tels moyens de communication électroniques.
L'assouplissement offre donc principalement une plus grande liberté aux organes d’administration, qui ne dépendent plus des statuts de la société. En revanche, le seuil technique sera plus élevé et les formalités associées s'appliqueront quelle que soit la taille de la société ou de son assemblée générale.
