Dat een publicitair graantje meepikken van de populariteit van onze nationale voetbaltrots of van Brazilië als land tijdens deze wereldbeker toch wat voorzichtigheid vereist, heeft u inmiddels begrepen. Ook wie erin slaagt om tijdens deze wereldbeker contacten te leggen in Brazilië en zaken gaat doen met Braziliaanse bedrijven, kan best beslagen op het ijs komen. De administratieve verplichtingen die met het zakendoen in Brazilië gepaard gaan zijn immers aanzienlijk en de praktische implicaties niet altijd even… praktisch, zoals wij niet zo lang geleden voor twee verschillende van onze cliënten mochten ondervinden.
Tijd is een rekbaar begrip en taalkennis is vaak beperkt
In de eerste plaats, blijkt het cliché dat Brazilianen het niet zo nauw nemen met timings correct te zijn. Tijd is soms een rekbaar begrip en evidente handelingen als het plannen van een meeting of conf call of het uitwisselen van documenten, vergt soms verbazend veel tijd en aandringen.
Bovendien is het niet noodzakelijk zo dat een bedrijf dat internationaal zaken doet ook personeel in huis heeft dat vlot om kan met één van de internationale zakentalen. Heel wat communicatie moet dan ook noodgedwongen in het Portugees, al dan niet via een tolk. Brazilië is immers niet enkel wereldwijd een snelle groeimarkt, het is binnen Zuid-Amerika ok de belangrijkste economische macht en het zelfbewustzijn dat daarmee gepaard gaat, lijkt ook in te houden dat het gebruik van de eigen taal als evident wordt gezien, ook in internationale contacten.
Administratie in Brazilië…
In het algemeen is het zo dat er geen vergunning vereist is om goederen in Brazilië te importeren. Toch moet voor ruim een derde van alle producten een (nietautomatisch verleende) vergunningen gevraagd en gekregen worden.
Deze vergunningen zijn onderworpen controle door overheidsdiensten als het ANP (het Nationale Aardolieagentschap), IBAMA (het Braziliaanse Milieu-Instituut) of het MCT (het Ministerie voor Wetenschap en Technologie). Vaak gaat het om producten met een impact op milieu, leefomgeving of gezondheid.
Wie goederen of diensten wil importeren moeten eerst een ‘REI’ (Exporteur- en Importeursregistratie)bekomen hebben voordat ze grensoverschrijdende handelstransacties kunnen aangaan. Importeurs moeten zich ook registreren bij SISCOMEX, een elektronische databank voor buitenlandse handel van de Braziliaanse Federale Belastingdienst wordt beheerd en waarin alle douaneprocedures verwerkt. Elke importtransactie moet in SISCOMEX worden geregistreerd om een invoeraangifte voor de inklaring van de goederen te verkrijgen.
En administratie in het thuisland…
Elke transactie waarbij financiële middelen Brazilië binnen- of buitengaan moet bovendien vervat zitten in een valutacontract, dat bij de Braziliaanse centrale bank moet worden geregistreerd.
Om zo’n registratie te kunnen bekomen, moet het contract voldoen aan een aantal voorwaarden,. Zo is onder meer het aantal betalingen dat onder eenzelfde contract uitgevoerd kan worden beperkt (tot één of twee betalingen) en kan dus moeilijk gewerkt worden met maandelijkse facturen. In dat geval zou elke factuur voorgelegd moeten worden aan de Braziliaanse overheid.
Bovendien is de registratie van een leverancierscontract pas mogelijk nadat het contract in het land van herkomst geconsulariseerd werd en getekend werd door een onafhankelijke getuige (bijvoorbeeld de externe boekouder of advocaat). Voor de consularisatie moet een Belgisch bedrijf eerst met de originele contracten langs hetzij een lokale Kamer van Koophandel, hetzij langs het Ministerie van Buitenlandse Zaken voor een stempel en “echtheidsverklaring”. Daarmee moet vervolgens aangeschoven worden voor het loket van het Braziliaanse Consulaat in België (afhandeling per post of mail zijn niet mogelijk) om ook daar de nodige stempels en handtekeningen te bekomen. Vanzelfsprekend is hier een kost aan verbonden, die in onze ervaring zo’n 250 euro bedraagt.
Vervolgens moeten die originele contracten opnieuw naar Brazilië voor depot bij het Ministerie van Financiën. Een en ander zorgt vaak voor een vertraging van enkele weken tot een maand, afhankelijk van de situatie. Pas daarna kunnen de diensten effectief geleverd worden en -vooral ook- pas dan kan er betaling gebeuren van eventuele voorschotten…
En bij geschillen?
Mocht het ooit fout lopen met uw contract, weet dan dat u voor één keer beter af bent met een keuze voor het Braziliaanse recht en voor Braziliaanse rechtbanken of arbitrageorganen. Buitenlandse arbitrale beslissingen of vonnissen worden immers slechts na een lange en moeizame procedure voor het Hooggerechtshof erkend in Brazilië. Een arbitrage die in Brazilië heeft plaatsgevonden, wordt dan weer wel snel en makkelijk erkend.
Wie in Brazilië zaken wil doen, moet met andere woorden rekening houden met heel wat praktische en administratieve hordes. Goed voorbereid van start gaan is dus de boodschap. Net zoals dat ook geldt voor onze voetballers die binnen een goed uur aftrappen: goed begonnen, is half gewonnen.
