Het betalen van voorschotten bij overheidsopdrachten is slechts beperkt mogelijk. De aanbestedende overheid betaalt immers enkel voor geleverde en aanvaarde prestaties. Echter, nood breekt wet. Ingevolge aanzienlijke prijsstijgingen (o.a. naar aanleiding van het conflict in Oekraïne) publiceerde de federale wetgever op 9 december ll. een koninklijk besluit, dat ruimere mogelijkheden tot betalen van voorschotten toelaat. Dit besluit treedt in werking op 19 december 2022. We overlopen voor u de voorwaarden.
Nu verscheiden opdrachtnemers ingevolge de schaarste van afgewerkte producten, halffabricaten en grondstoffen en dus de forse prijsstijgingen ten gevolge daarvan in liquiditeitsproblemen dreigen te komen, versoepelt de wetgever tijdelijk de mogelijkheid voor de aanbesteders om voorschotten toe te kennen. Zoals bekend, verplicht artikel 12 van de Wet Overheidsopdrachten aanbesteders om enkel te betalen voor geleverde en aanvaarde prestaties, maar kan de Koning daarvan afwijken (cf. art. 67 KB Uitvoering). De hierna besproken regelgeving voorziet in een bijkomende afwijking.
Wanneer kan een voorschot worden toegekend?
Het Koninklijk besluit van 29 november 2022 betreffende de toekenning van een voorschot in het kader van overheidsopdrachten omwille van de economische situatie ingevolge de oorlog in Oekraïne (hierna: het KB) geeft aanbesteders de mogelijkheid om voorschotten toe te kennen in twee gevallen:
- Voor reeds in uitvoering zijnde opdrachten én opdrachten die reeds bekend zijn gemaakt of waarvoor de uitnodiging tot deelneming reeds is verzonden voor 19 december 2022 en waarvoor de plaatsingsprocedure dus loopt, moet de opdrachtnemer (d.w.z. na sluiting i.g.v. lopende plaatsingsprocedures) schriftelijk de opdrachtgever om het voorschot verzoeken. Deze aanvraag bevat alle elementen die nodig zijn om de betaling te kunnen verrichten, behalve indien de aanbesteder hierover reeds beschikt. De aanbesteder kan de toekenning ervan weigeren, bv. omdat de uitvoering nog niet ver genoeg gevorderd is. Bij inwilliging van het verzoek, bedraagt de betalingstermijn dertig kalenderdagen te rekenen vanaf datum van beslissing tot toekenning van het voorschot (!). De termijn wordt berekend conform artikel 167 van de Wet Overheidsopdrachten.
- Voor opdrachten die bekend worden gemaakt of waarvoor de uitnodiging tot deelneming wordt verzonden op of na 19 december 2022 kunnen voorschotten slechts worden toegekend indien deze mogelijkheid is voorzien in de opdrachtdocumenten. Voorzien deze niets, is een voorschot o.g.v. dit KB niet mogelijk. Wordt de mogelijkheid tot voorschotten wel voorzien, is de aanbesteder verplicht het voorschot toe te kennen, zonder dat daarom moet worden verzocht door de opdrachtnemer (!). De opdrachtdocumenten vermelden het bedrag van het voorschot (of minstens de berekeningswijze), de toepasselijke rentevoet en de wijze van terugbetaling (compensatie) van het voorschot (zie hierna). De betalingstermijn bedraagt dertig kalenderdagen te rekenen vanaf datum van sluiting van de opdracht (berekend conform art. 167 Wet Overheidsopdrachten). Om die reden worden inschrijvers verzocht om in de offerte het rekeningnummer te vermelden waarop het voorschot kan worden gestort en wordt de betalingstermijn desgevallend verlengd bij ontbreken van dergelijk rekeningnummer.
Aangezien het KB een einde neemt per 31 december 2023, kunnen aanbesteders slechts voorschotten toekennen in lopende opdrachten of voorschotregelingen voorzien in de opdrachtdocumenten van opdrachten die worden gepubliceerd of waarvan de uitnodiging tot deelneming wordt verzonden voor 1 januari 2024. Het KB werkt dus door op opdrachten die lopen na deze datum alsook op opdrachten die zijn ‘gelanceerd’ voor maar geplaatst na deze datum.
Er kunnen geen voorschotten worden toegekend wanneer de uitvoeringstermijn van de opdracht korter is dan twee maanden of wanneer artikel 12 Wet Overheidsopdrachten geen toepassing vindt; bv. opdrachten van geringe waarde). I.g.v. raamovereenkomst, geldt het KB enkel voor de individuele opdrachten geplaatst onder de raamovereenkomst (er kan dus geen voorschot worden betaald n.a.v. het sluiten van het raamcontract). Het KB is evenmin van toepassing op concessies.
De idee is dat voorschotten vnl. worden toegekend in de sectoren die het zwaarst worden getroffen door de prijsstijgingen t.g.v. het conflict in Oekraïne (de FAQ van de federale overheid, waarna onderaan deze tekst wordt verwezen, bevat een lijst van de meest getroffen sectoren volgens NACE code). Dit is echter geen verplichting, dus er valt te verwachten dat ook andere opdrachtnemers hierom zullen vragen en/of dat aanbesteders geneigd zullen zijn doorheen alle sectoren in een voorschot te voorzien.
Opgepast: bij laattijdige betaling van het voorschot gelden automatisch de interesten voor betalingsachterstand alsook de forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten, beide bedoeld in artikel 69 KB Uitvoering.
De betaling van het voorschot kan worden opgeschort wanneer (1) de opdrachtnemer zijn contractuele verbintenissen niet nakomt en (2) handelt in strijd met de voorschriften inzake sociaal en milieurecht bedoeld in artikel 7 Wet Overheidsopdrachten. In dit geval worden ook de hoger vermelde betalingstermijnen geschorst.
Hoe groot is het voorschot?
Belangrijk is dat het KB een maximaal voorschotbedrag voorziet, nl. twintig percent (incl. BTW) van het oorspronkelijke opdrachtbedrag. Het is opmerkelijk dat de regelgever een percentage inclusief BTW voorziet, nu doorgaans bedragen in het KB Uitvoering exclusief BTW moeten worden gelezen. De aanbesteder kan dus voorzien in een lager percentage, zonder dat bepaalde schijven zijn voorgeschreven.
Het KB schrijft ook voor hoe het oorspronkelijk opdrachtbedrag moet worden berekend:
- Is de looptijd van de opdracht minder dan twaalf maanden (maar meer dan twee), dan wordt het gegunde bedrag (incl. BTW) als uitgangspunt genomen,
- Bedraagt de looptijd meer dan twaalf maanden, dan wordt als referentie een bedrag genomen dat gelijk is aan twaalf keer het oorspronkelijke opdrachtbedrag (incl. BTW), gedeeld door de in maanden uitgedrukte looptijd van de opdracht;
- Is de opdracht van onbepaalde duur, wordt als referentie het oorspronkelijk maandelijkse opdrachtbedrag, vermenigvuldigd met twaalf, genomen (incl. BTW). Betreft het een opdracht van onbepaalde duur tegen globale prijslijst, is er geen maandelijks opdrachtbedrag gekend (de forfaitaire prijs dekt immers het geheel van de prestaties of minstens de betroken post) en wordt het oorspronkelijke opdrachtbedrag als uitgangspunt genomen.
Belangrijke uitzondering zijn de opdrachten waar reeds door de opdrachtgever een bedrag verschuldigd is aan de opdrachtnemer van minstens zestig procent van het oorspronkelijk opdrachtbedrag. In dit geval kan geen voorschot meer kunnen worden toegekend.
Tweede beperking geldt de opdrachten waar reeds dertig procent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag is verschuldigd. Hier kan het voorschot maximaal tien procent bedragen van het oorspronkelijk opdrachtbedrag.
Hoe wordt het voorschot terugbetaald (gecompenseerd)?
In het geval van lopende opdrachten en plaatsingsprocedures gebeurt de compensatie in twee stappen:
- De helft van het toegekende voorschot wordt verrekend met de aan de opdrachtnemer verschuldigde sommen wanneer deze laatste dertig procent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag bereiken (incl. BTW).
- Het saldo wordt verrekend met de aan de opdrachtnemer verschuldigde sommen wanneer deze laatste zestig procent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag bereiken (incl. BTW).
Wanneer betaling geschiedt middels een eindfactuur, zal evident het voorschot op dat moment moeten worden verrekend.
In het geval van opdrachten geplaatst vanaf 19 december 2023 bepaalt de aanbesteder zelf de voorwaarden van de terugbetaling (compensatie), rekening houdende met de betalingsmethodiek opgenomen in de opdrachtdocumenten (maandelijks, per mijlpaal, enz.). O.i. zullen aanbesteders zich hierbij laten inspireren door bovenstaande, tweeledige terugbetaling, nu zij anders riskeren een ongelijke behandeling in het leven te roepen. Daarenboven voorkomt het doortrekken van deze tweetrapsregeling ongewenste praktijken, zoals bv. het terugvorderen van het integrale voorschot op de eerste factuur (wat opnieuw voor liquiditeitsproblemen kan zorgen). Voorzien de opdrachtdocumenten niets, geldt sowieso de bovenstaande, tweeledige terugbetaling.
Meer weten?
De federale overheid publiceerde een FAC over dit KB. U vindt het hier.
