Digitalisering van juridische afdelingen; now or never?
04/05/2020

Donatien Cassiers en Gatien du Parc zijn de oprichters van GOlegal, een juridisch bureau dat zijn diensten aanbiedt tegen vaste prijzen en met een innovatieve aanpak op basis van digitale en projectmanagementpraktijken om de klantervaring te verbeteren. 

In dit korte interview bieden ze ons enkele inzichten over de digitalisering van het juridische werk en meer in het bijzonder dat van de juridische afdelingen.


Zal de recente explosie in de behoefte aan telewerk volgens u van invloed zijn op de digitalisering van het juridische werk?

[Donatien] Dat moet nog worden geverifieerd! Men praat al 20 jaar over de jurist of advocaat 2.0, maar in verschillende Europese landen is de realiteit niet radicaal veranderd. De huidige crisis kan echter wel als een versneller werken.

 

Wat bedoelt u?

[Donatien] Dat voor degenen die anders bezig zijn met een reflectie over de digitalisering van hun werk zullen hier extra argumenten vinden om stevige beslissingen te nemen. Degenen die daarentegen niet hebben begrepen dat efficiënt worden niet langer een "pluspunt" is, maar een basisvereiste zoals juridische expertise dat is, zullen teruggaan naar hun vroegere praktijken. Het echte verschil is de operationele visie van de besluitvormer. En het hebben van een visie in de juridische sector is geenszins vanzelfsprekend.
 

Precies, wat zijn de argumenten voor een goed beheer van de juridische activiteiten?

[Donatien] Ze zijn van verschillende soorten. Ze zijn zeker economisch: sommige van onze partners hebben geschat dat er 60 tot 90 minuten per dag verloren gaan in nutteloze, overbodige taken of in het zoeken naar informatie "die we ons ergens herinneren te hebben gezien". Met een advocaat die 40€ (medior bedrijfsjurist) tot 200€ (senior advocaat) per uur kost, is het verlies per maand enorm. Ook kwalitatief: kopiëren/plakken of het aanpakken van fouten, bijvoorbeeld, kan gemakkelijk worden vermeden. 

Maar misschien zijn de argumenten die er het meest toe doen juist degenen die betrekking hebben op de operationele visie die ik juist vermeld heb.

 

Een visie gebaseerd op de beroemde Legal Techs?

[Gatien] Eigenlijk, nee. Naar onze mening is het gebaseerd op de werkprocessen zelf, waarvan het digitaal alleen het gereedschap is! Het is minder een digitale innovatie dan een doorbraak in het operationele paradigma.

 

Wat bedoelt u daarmee?

[Gatien] In een advocatenkantoor of juridische afdeling zijn er, op enkele uitzonderingen na, evenveel werkprocedures als er advocaten zijn. Er is geen expliciete overeenkomst over de stappen in de verwerking van de dossiers, de taken per stap, de betrokken personen per taak, de te verwerken gegevens en de manier waarop rond al die elementen moet worden samengewerkt.

Hierdoor is het Legal Tech-element een belangrijk onderdeel van een goed bedrijfsmodel, maar beperkt tot 20%: het is slechts het topje van de ijsberg.

 

Waaruit bestaat dan de resterende 80%?

[Donatien] In essentie om (1) processen die vaak niet bestaan te formaliseren, (2) degenen die bij de verandering betrokken zijn voor te bereiden en te ondersteunen, en (3) de inspanningen te integreren en aan te passen om de stabiliteit en wendbaarheid van het nieuwe operationele model in de productie te waarborgen.

 

Kunt u de argumenten verduidelijken die specifiek betrekking hebben op de operationele visie?

[Donatien] Absoluut! Vandaag de dag, in de huidige context, hebben we er dagelijks mee te maken: bedrijfscontinuïteit. Als werken op afstand een uitzondering is, kan de productiviteit eronder lijden. Als uw bedrijf daarentegen afhankelijk is van digitale systemen die zijn afgestemd op de behoeften van advocaten, wordt de aanwezigheid op kantoor een sociaal voordeel, maar geen voorwaarde voor productiviteit.

Ook de snelheid van de verwerking wordt beïnvloed: digitale en gecentraliseerde documenten, moeiteloos beheer van e-mails die gekoppeld zijn aan een dossier en de mogelijkheid om een onbeschikbaar geworden advocaat te vervangen behoren tot de basisvoorwaarden die elke (bedrijfs)advocaat zou moeten respecteren.

Bovendien neemt de rapportage over lopende zaken nu veel tijd in beslag voor een beperkte tevredenheid en beslissingsondersteuning. Zodra u een echt geschikte software gebruikt, zoals bijvoorbeeld ActionStep, profiteert u van meerdere rapportages die aangepast zijn aan elk publiek: advocaten, (bedrijfs)juristen, management, CFO's, etc.

Naast dit aspect wordt vandaag de dag veel tijd verspild aan het verstrekken van informatie of het achterhalen van de status van een dossier. Dit zou nooit meer dan 30 seconden in beslag nemen.

 

Het vooruitzicht is verleidelijk. Maar is het gemakkelijk om dit niveau van efficiëntie te bereiken?

[Gatien] Vandaag is het duidelijk, ja. Een oplossing op maat van de klant kan in slechts enkele dagen worden geïmplementeerd (3 tot 5 meestal). We hebben het hier over een oplossing die het werkproces centraal stelt in het verbeteringsproject van de juridische bedrijfsvoering en die, door intuïtief te zijn, het mogelijk maakt om de bovengenoemde voordelen ten volle te benutten. De kosten zijn zeer beperkt en de adoptie is eenvoudig.

 

Naar welke basisoplossing verwijst u?

[Donatien] Het computersysteem dat we voorstellen is ActionStep. Het is een pionier op het gebied van digitale oplossingen voor het beheer van juridische dossiers. GOlegal maakt er al 3,5 jaar succesvol gebruik van en het werkproces is op basis van deze ervaring en door de continue integratie van de feedback van onze klanten en dienstverleners in eigen huis ontworpen. In april van dit jaar behaalde GOlegal ook een professionele certificering voor deze tool, die al meer dan 15 jaar door meer dan 10.000 gebruikers wereldwijd wordt gebruikt.
 

Eén oplossing voor iedereen?

[Gatien] Niet noodzakelijk, maar door dit soort projecten enigszins te demystificeren, lijkt eenvoud de ultieme vorm van efficiëntie te zijn.

Indien bepaalde organisaties deze oplossing wensen aan te passen aan hun eigen behoeften door de implementatie van op maat gemaakte processen of specifieke rapportering aan te vragen, kan GOlegal uiteraard gemakkelijk aan deze verzoeken voldoen.
 

Klik hier voor meer informatie over dit onderwerp of om de discussie uit te breiden.

Zie ook : GOlegal

LexGO Network