Digitalisation des départements juridiques ; now or never ?
04/05/2020

Donatien Cassiers et Gatien du Parc sont les fondateurs de GOlegal, une agence de services juridiques qui offre ses prestations à prix fixes et selon une approche innovante basée sur le digital et la gestion de projets pour améliorer au maximum l’expérience client. 

Au travers de cette courte interview, ils nous proposent quelques pistes de réflexion sur la digitalisation du travail juridique et plus particulièrement celle des départements juridiques.

 

Selon vous, l’explosion récente des besoins en télétravail va-elle impacter la digitalisation du travail juridique ?

[Donatien] Cela reste à vérifier ! Cela fait 20 ans que l’on parle du juriste ou avocat 2.0 mais, dans plusieurs pays européens, la réalité n’a pas radicalement évolué. La crise en cours peut cependant avoir un rôle d’accélérateur.
 

Que voulez-vous dire ?

[Donatien] Que pour ceux qui sont engagés par ailleurs sur une réflexion concernant la digitalisation de leur travail vont trouver ici des arguments supplémentaires pour prendre des décisions fermes. Ceux qui, par contre, n’ont pas compris que devenir efficace n’est plus un « plus » mais une exigence de base au même titre que l’expertise juridique, ceux-là s’empresseront de revenir à leurs pratiques d’avant. Ce qui fait la vraie différence est la vision opérationnelle du décideur. Et en avoir une dans le monde du droit n’a rien d’une évidence.
 

Justement, quels sont les arguments soutenant la bonne gestion des opérations légales ?

[Donatien] Ils sont de plusieurs ordres. Economiques certainement : certains de nos partenaires ont chiffré à 60 à 90 minutes par jour le temps perdu en tâches inutiles, redondantes ou en recherches d’informations « qu’on se souvient d’avoir vu quelque part ». Avec un(e) juriste coûtant de 40€ (juriste d’entreprise medior) à 200€ (avocat confirmé) de l’heure, la perte par mois est massive. Qualitatifs aussi : les erreurs de copier/coller ou d’adressage par exemple peuvent être facilement évitées. 

Mais les arguments qui comptent peut-être le plus sont précisément ceux qui tiennent à la vision opérationnelle que j’évoquais.
 

Une vision qui se fonderait sur les fameuses Legal Tech ?

[Gatien] A vrai dire, non. Elle repose selon nous sur les processus de travail eux-mêmes dont le digital n’est que l’outil ! Il s’agit moins d’une innovation digitale que d’une rupture de paradigme opérationnel.
 

C’est-à-dire ?

[Gatien] Dans un cabinet d’avocat ou un département juridique, sauf quelques exceptions, il existe autant de procédure de travail que de juriste. Il n’existe pas de convention explicite sur les étapes de traitement de dossiers, les tâches par étapes, les intervenants par tâche, les données à traiter et comment les partager.

De ce fait, l’élément Legal Tech représente une part importante d’un bon modèle opérationnel mais limitée à 20% : ce n’est que la partie émergée de l’iceberg.
 

De quoi se composent selon vous les 80% restants ?

[Donatien] Essentiellement (1) de formalisation de processus souvent inexistants, (2) de préparation et d’accompagnement des personnes impliquée dans le changement et (3) d’efforts d’intégration et d’adaptation pour assurer la stabilité et l’agilité du nouveau modèle opérationnel en production.
 

Pouvez-vous préciser les arguments spécifiquement liés à la vision opérationnelle ?

[Donatien] Absolument ! On y pense aujourd’hui en particulier : la continuité des activités (business continuity). Si travailler à distance est une exception, la productivité peut s’en ressentir. Si par contre, votre activité repose sur des systèmes digitaux alignés avec les besoins des juristes, la présence au bureau devient un avantage social mais pas une condition de productivité.

La vitesse de traitement est aussi impactée : les documents digitaux et centralisés, la gestion sans effort d’emails liés à un dossier et la possibilité de substituer un(e) juriste devenu indisponible font partie des conditions de base que chaque juriste devrait s’astreindre à respecter.

Le reporting, par ailleurs, sur les dossiers en cours consomme aujourd’hui beaucoup de temps pour une satisfaction et une aide à la décision limitée. Dès lors que vous utilisez un logiciel vraiment approprié, tel que par exemple ActionStep, vous bénéficiez de reporting multiples et adaptés à chaque audience : les juristes, le management, le CFO etc.

Au-delà de cet aspect, beaucoup de temps est aujourd’hui perdu à renseigner ou prendre connaissance du statut d’un dossier. Cette question ne devrait jamais prendre plus de 30 secondes à être traitée.
 

La perspective est tentante. Est-ce pour autant facile d’accéder à ce niveau d’efficacité ?

[Gatien] Aujourd’hui très clairement, oui. Une solution ajustée aux besoins du client peut être implémentée en quelques jours (3 à 5 typiquement) seulement. Nous parlons ici, d’une solution qui place le processus de travail au cœur du projet d’amélioration des opérations légales et qui, en restant simple et intuitif à utiliser, permet de retirer l’entièreté des bénéfices susvisés. Les coûts sont très limités et l’adoption aisée.
 

A quelle solution de base faites-vous référence ?

[Donatien] Le système informatique que nous proposons s’appelle ActionStep. C’est un pionnier en termes de solution digitale de gestion de dossiers juridiques. GOlegal l’utilise avec succès depuis 3,5 ans et le processus de travail a été conçu chez nous en interne sur la base de cette expérience et en intégrant en permanence le feedback de nos clients et prestataires. GOlegal a par ailleurs obtenu en avril de cette année sa certification professionnelle pour cet outil utilisé depuis plus de 15 années par plus de 10 000 utilisateurs à travers le monde.
 

Une solution unique pour tous ?

[Gatien] Pas forcément mais en démystifiant quelque peu ce type de projet, la simplicité apparaît comme une forme ultime d’efficacité.

Si certaines organisations souhaitent adapter à leur guise cette solution en demandant la mise en place de processus sur mesure ou de reporting particulier, GOlegal est bien entendu en mesure de rencontrer facilement ces demandes.

Pour plus d’informations à ce sujet ou pour prolonger la discussion, cliquez ici.

Voir aussi : GOlegal

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