De zomervakantie is voorbij en we vliegen er met zijn allen weer in. Maar heb je ook nog gedacht aan de verplichte registratie in het UBO register? We brengen de deadline graag even in herinnering zodat je tegen het einde van de maand niet nodeloos moet stressen.
Ter herinnering: Wat is het UBO register?
UBO register staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’ register.
Het is een register waarin alle uiteindelijke begunstigen (hierna UBO’s) van juridische entiteiten moeten worden opgenomen. De registratie verloopt via een toepassing op het MyMinfin-portaal.
Het doel van deze nieuwe databank is om meer transparantie te creëren. Van elke vennootschap,vzw of juridische entiteit moet duidelijk zijn wie de touwtjes in handen heeft. Dit niet om het aandeelhouderschap en de vermogensorganisatie van je organisatie zomaar ten grabbel te gooien voor iedereen, wel om te voorkomen dat mensen met slechte bedoelingen zich anoniem achter bedrijven of andere juridische structuren verschuilen.
Deadline 30 september 2019
De wet die de registratie in het register verplicht maakt is reeds op 31 oktober 2018 in werking getreden. De FOD Financiën heeft de deadline voor de eerste registratie echter verlengd tot 30 september 2019.
Indien je de registratie niet of te laat doet, riskeert de informatieplichtige een strafrechtelijke administratieve boete van € 250 tot € 50.000.
Die boetes worden opgelegd aan het management van de entiteit, zoals de bestuurders, de zaakvoerders en de leden van het directiecomité.
Wat moet je dan concreet doen?
- Bepaal welke vennootschappen of structuren binnen je organisatie verplicht zijn om informatie over hun begunstigden te registreren in het UBO register : In principe zijn alle vennootschappen, VZW’s en trusts of juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met fiducieën of trusts informatieplichtigen en dus verplicht om informatie over hun UBO’s te registeren in het register.
- Bepaal wie de uiteindelijke begunstigde is in jouw vennootschap, VZW of juridische entiteit. Lees meer over wie de uiteindelijke begunstigden zijn in de verschillende structuren in onze eerdere blogpost over het UBO register of op de website van de FOD Financiën.
- Spreek af wie binnen je vennootschap, VZW of organisatie het UBO register gaat invullen en zorg ervoor dat hij of zij de juiste machstructurentiging heeft. De informatieplichtige is verplicht om de informatie over de UBO’s in het register te plaatsen via haar wettelijke vertegenwoordigers.
Het zijn dus in principe de bestuurders of zaakvoerders van vennootschappen en vzw’s en de beheerders van de stichtingen die de melding in het UBO-register moeten doen.Je kan echter ook eenzijdig intern mandaat geven aan iemand binnen je organisatie om dit te doen of een externe derde (bijv. je accountant, revisor, boekhouder, belastingadviseur,…) het mandaat geven om de informatie in de naam van de informatieplichtige in te vullen.
Deze mandaten kunnen verleend worden door de applicaties Role Management Administration of Mandaten van het UBO register: meer hierover lees je in de gebruikershandleiding van de FOD Financiën.
4. Begin tijdig aan de registratie en zorg ervoor dat je voorafgaand aan de registratie alle benodigde informatie verzameld hebt om over te gaan tot een correcte registratie.Wie de UBO’s zijn verschilt naargelang de rechtsvorm en -structuur van de informatieplichtige organisatie.
Voor kleinere vennootschappen of vzw’s is dit vaak eenvoudig, maar binnen complexe of internationale structuren vergt het soms meer om de UBO’s te achterhalen. In elk geval is het nodig om tijdig te beginnen aan de voorbereiding zodat de eerste registratie tijdig kan gebeuren.
5. Ga tijdig over tot een eerste registratie van de uiteindelijke begunstigen binnen jouw organisatie.
Je hebt uiterlijk tot 30 september 2019 de tijd om de uiteindelijke begunstigden voor de eerste maal te registreren.
Laura Walgraeve
laura@siriuslegal.be of
