De coronacrisis leidt tot een forse stijging van het aantal notariële akten dat per videoconferentie tussen twee notariskantoren wordt verleden. Sinds 1 september vorig jaar zijn al meer dan 25.000 notariële akten op die manier getekend, waarvan het grootste deel de laatste maanden.
Onnodig te melden dat het coronavirus de manier van werken van de Belg op zijn kop zet. Ook op de notariskantoren is de werkwijze, mede door de strenge veiligheidsvoorschriften, ingrijpend veranderd. De jongste maanden kreeg het verlijden van een notariële akte via videoconferentie de wind in de zeilen. Dat belet niet dat afspraken op de notariskantoren mogelijk blijven voor burgers die dat wensen. Op welke wijze ook een notariële akte wordt verleden: de notarissen waken erover dat ze de burger altijd de nodige toelichting geven.
Wat zijn de mogelijkheden?
1. Videoconferentie tussen twee notariskantoren
Als er bij een notariële akte twee (of meerdere) partijen zijn en als elke partij een “eigen” notaris heeft, dan kan elke partij zich begeven naar het kantoor van zijn notaris. Om de akte te ondertekenen, is het niet meer nodig dat alle partijen op één notariskantoor samenkomen.
Tussen de twee notariskantoren komt vervolgens een videoverbinding tot stand. Zo kunnen de notarissen de akte “op afstand” overlopen. Om de akte te ondertekenen, volstaat het dat een partij een volmacht geeft aan een medewerker van het andere notariskantoor.
Dit levert een aanzienlijke tijdsbesparing op. Wie in Limburg woont en een tweede verblijf heeft gekocht aan de kust, hoeft zich niet meer naar de kust te begeven om de koopakte daar bij een notaris te tekenen. Het volstaat dat hij zich verplaatst naar een notaris in de eigen omgeving. Daarna komt er een superveilige videoverbinding tot stand tussen de Limburgse notaris en zijn confrater aan de kust en kunnen de notarissen de akte via de videoconferentie toelichten.
Milieuvriendelijk
Deze mogelijkheid, die in de loop van vorig jaar door de Federatie van het Notariaat (Fednot) werd uitgerold, wordt sinds een paar maanden veel meer benut.
Op 24 augustus waren er 25.366 notariële akten per videoconferentie tussen twee notariskantoren ondertekend. In mei waren er dat 5.748 en in juni 5.823. Dat zijn 265 akten per werkdag.
‘Volgens een voorzichtige schatting sparen we zo, per notariële akte, 140 kilometer aan autoverplaatsingen uit’ zegt Jan Sap, directeur-generaal van Fednot. ‘Met 25.366 akten gaat het om 3,55 miljoen uitgespaarde kilometers. Daarmee verminderen we de CO2-uitstoot met 611 ton. Om die uitstoot te compenseren zijn 23.500 bomen nodig.’
Invloed van de coronacrisis
‘De akte per videoconferentie laat toe om het aantal aanwezige personen in eenzelfde ruimte tot het strikte minimum te beperken. Naast de positieve impact op het milieu en de mobiliteit, dragen we ook een steentje bij om een verdere verspreiding van het virus tegen te gaan’, zegt notaris Bart van Opstal, woordvoerder van Notaris.be.
Inmiddels is meer dan 90 procent van alle Belgische notariskantoren op het beveiligd notarieel netwerk ingeschreven. Het gaat om een privé-netwerk tussen de Belgische notarissen dat is afgeschermd van het wereldwijde web. Daardoor is het veel minder kwetsbaar voor cyberaanvallen en hackings. Voor de notarissen is dit cruciaal omdat ze dagelijks omgaan met privacygevoelige informatie.
2. Videoconferentie tussen een burger en een notaris
Dat de Belgische notarissen voluit de digitale kaart trekken, blijkt verder uit de recente mogelijkheid voor de burger om per videoconferentie een authentieke digitale volmacht aan een notaris te verlenen. In dat geval hoeft de burger zich helemaal niet meer naar een notariskantoor te verplaatsen en kan alles elektronisch afgehandeld worden. Dit kan sinds mei van dit jaar.
Hoe verloopt dit?
De burger geeft, vanuit zijn eigen woning en/of vanachter zijn eigen pc, een authentieke, digitale volmacht aan een notariële medewerker om een akte te tekenen. Ook dat gebeurt via een videoconferentie waarbij de notaris meteen toelichting geeft bij de akte die moet ondertekend worden zoals een koop of een schenkingsakte. ‘Via deze weg kan de burger ook een zorgvolmacht volledig digitaal afhandelen’, zegt notaris Bart van Opstal.
Ook deze nieuwe mogelijkheid wordt gesmaakt. Eind juli hadden al 6.700 Belgen een authentieke digitale volmacht aan een notaris verleend.
