Office Manager (m/v)
17/05/2017

Region: Antwerpen
Function: Support, Assistant/legal secretary
Environnement: Law Firm
Legal subjects: Other
Job Type: Full time
Contract Type: Permanent contract
Your ref.: LexGO17/05

Voltijds Office Manager (m/v) met ervaring in een leidinggevende functie. Organisatorisch sterk. Perfecte kennis van het Nederlands, vlotte kennis van het Frans en het Engels.

Expand All
Close All


Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten is een groeiend en gespecialiseerd advocatenkantoor gelegen te Berchem en Brussel. In het kader van de groei van het kantoor zoeken we een voltijds Office Manager (m/v)

Als Office Manager bent u verantwoordelijk voor de dagdagelijkse leiding over het kantoor en administratie. U bent proactief in het ontwikkelen van systemen met oog op de efficiënte werking voor de advocaten en secretariaat.  U volgt nauwkeuring de tendensen in de advocatuur. Daarnaast bent u in staat de personeelsadministratie en HR te behandelen en te verwerken. In deze coördineerde functie neemt u ook het beheren en uitbreiden van het cliëntenbestand op zich.  U houdt met de interne boekhoudster een zicht op de financiële planning van het kantoor en de relaties met de leveranciers.

Omschrijving van de taken:

  1. Dagelijkse leiding over administratie/kantoor

  • Organiseren van de administratie met oog op optimale dienstverlening aan de advocaten

  • Organiseren van een regelmatig overleg binnen de administratie met oog op vlotte werking

  • Opzetten van een vlotte interne communicatie op vlak van administratie

  • Actualiseren van templates advies / conclusies / dagvaarding / correspondentie

  • Ontwikkelen van een systeem van knowledge management voor advocaten

  • Opvolging tendensen in advocatuur op gebied van kantoor opbouw en technologie
     

  1. Personeelsadministratie en HR

  • Opvolgen van de loonadministratie: contracten, loonvoorbereiding, verlofplanningen beheren, arbeidsreglement, …

  • Onderhouden contacten met het sociaal secretariaat en dienstverleners

  • Voeren van functioneringsgesprekken met de administratieve medewerkers – periodiek

  • Opmaken van vacatures, voeren van selectiegesprekken administratieve medewerkers

  • Doelgericht aantrekken geschikte profielen advocaten en stagiaires

  • Plannen en organiseren van de functioneringsgesprekken met advocaten

  • Inschrijven voor studiedagen, opleidingen, …
     

  1. Sales en Marketing

  • Beheren van het cliëntenbestand (retentie, klantenbinding)

    • Uitbreiden van opdrachten bij bestaand cliënteel

    • Tevredenheidsopvolging cliënteel

    • Procedure rond beheer van cliënten, afspraken rond contact/contract

    • Tariefafspraken en bepalen van de communicatie daarover

  • Nieuw cliënteel

    • Opvolgen van de permanente searchopdracht overheidsopdrachten en coördineren van de opmaak tenders

    • Opmaken en beheren van een template tenderdocument en deelname aan tenders

    • Presenteren van het kantoor bij potentieel cliënteel
       

  1. Financiën, verzekeringen

  • Opvolgen financieel beleid (opmaak financieel jaarplan, tussentijdse evaluaties, investeringen, opvolging financieel rendement medewerkers, … )

  • Opzetten van acties tot innen van onbetaalde facturen in samenwerking met de boekhouding

  • Opvolgen van de verzekeringsportefeuille van het kantoor
     

  1. Organiseren van overlegmomenten

  • Organiseren van het wekelijks kantooroverleg in een Raad van Bestuur

  • Organiseren van de wekelijkse stafvergadering: organisatie, planning, opvolging besproken punten en rechtspraak

U beschikt minstens over een bachelorsdiploma KMO-, Office of Bedrijfsmanagement, of rechtspraktijk. U heeft reeds enkele jaren ervaring in een leidinggevende functie. U bent een organisatorisch talent, sterk communicatief en contactvaarding. Perfecte kennis van het Nederlands, vlot Frans en Engels is vereist.  

Overzicht: 

  • Bachelor

    • KMO- management

    • Office-management

    • Bedrijfsmanagement (sales)

    • Rechtspraktijk

  • Enkele jaren ervaring

  • Leidinggevende vaardigheden

  • Organisatorisch talent

  • Sterk communicatief, contactvaardig

  • Perfect Nederlands, vlot Frans en Engels 

U komt terecht in een dynamische,  aangename en intellectuele werkomgeving. Wij bieden een voltijdse betrekking met een marktconform salarispakket in verhouding tot uw kennis en kunde.

Interested?

Bent u geïnteresseerd in deze vacature of wenst u meer informatie betreffende de taakomschrijving? Dan kan u een motivatiebrief met uitgebreid CV indienen op ons kantoor per e-mail aan Kate Van Engeland (k.vanengeland@legaloffice.be). Vermeld de referentie "LexGO17/05"

Wij verzekeren u dat alle kandidaturen met de nodige discretie worden behandeld.
 

Vacature Office Manager Advocatenkantoor - Antwerpen - vindt alle vacatures voor support functies en secretariaat bij advocatenkantoren op www.lexgo.be

See all jobs from Caluwaerts & Uytterhoeven

See also other jobs in the same functions: Support , Assistant/legal secretary

See also other jobs in the same specialisation: Other

See also other jobs in the same functions and regions: Support (Antwerpen) , Assistant/legal secretary (Antwerpen)

All jobs

Featured Jobs

Jurist/Paralegal Assistant...

Jurist/Paralegal Assistant (m/v)

Read more
Group Legal Director...

Group Legal Director Continental Europe (M/F) - Pro-Duo

Read more
Senior Legal Counsel - Immobel

Senior Legal Counsel - Immobel

Read more
Legal Counsel (m/f)

Legal Counsel (m/f)

Read more
Manager Marketing Legal

Manager Marketing Legal

Read more
Manager Employment Law

Manager Employment Law

Read more
Paralegal (m/v)

Paralegal (m/v)

Read more
Legal Counsel (m/v) -...

Legal Counsel (m/v) - Export Credit Agency

Read more

LexGO Network