Onthaal- en office assistant

Onthaal- en office assistant
Region: Antwerpen
Environment: Notary public
Ref: LexGO2112(FN2)59
Contract: Permanent position (Full-time)

Company description

Waarom werken bij Deckers Notarissen? Deckers Notarissen is een groeiend en dynamisch notariskantoor gevestigd in een mooi kantoorgebouw vlakbij het justitiepaleis. Hier werken wij met een enthousiast team van 5 notarissen en een 40-tal medewerkers. Het notariaat biedt een 37,5-urige werkweek met een marktconform salaris aangevuld met een pakket aan extra-legale voordelen. 

Binnen ons notariaat staan persoonlijke ontwikkeling en collegialiteit centraal. We bieden de mogelijkheid tot verdere ontwikkeling door middel van opleidingen en doorgroeimogelijkheden.


Ben jij op zoek naar een boeiende en afwisselende functie? 

Dan is deze opportuniteit mogelijks voor jou weggelegd!

Ter optimalisatie van onze dienstverlening en ter uitbreiding van het onthaal zijn we op zoek naar een back-office medewerker. Je staat je collega bij in onder meer het professioneel en vriendelijk onthalen van cliënten en bezoekers, het behandelen van telefonische oproepen, het beheren van agenda’s van de notarissen, het verzorgen van correspondentie zowel elektronisch als per post alsook de orde en netheid in de vergaderzalen. Je verzorgt mee legalisaties en beheert het economaat.

Daarnaast ondersteun je de office manager op administratief- en organisatorisch vlak. Je biedt dagelijks ondersteuning met het oog op een vlotte kantoorwerking. Hierbij sta je regelmatig in contact met verschillende leveranciers omtrent infrastructuur waaronder bijvoorbeeld de databasebeheerder, telefoniecentrale, klusjesdienst, ..  Je biedt hulp op vlak van veranderingen binnen het kantoor en ondersteunt waar nodig bij de opvolging hiervan. Op vlak van personeelsadministratie steek je een handje toe bij de onboarding van nieuwe medewerkers en beheer je mee vakantie-en thuiswerk aanvragen.

Wat vragen wij?

Wij zijn op zoek naar een communicatieve collega met een talent voor organisatie en een groot hart voor mensen. Bij voorkeur beschik je over een bachelor diploma en heb je enkele jaren ervaring opgedaan in een administratief ondersteunende functie. Je beschikt over een professionele, positieve werkhouding en kan jezelf goed organiseren. Je hebt een verzorgd voorkomen, bent vriendelijk, begripvol, discreet, hulpvaardig en flexibel. Je verricht graag uitvoerend werk. 

Wat bieden wij?

 Je maakt deel uit van een hecht team binnen een open en communicatieve werksfeer. We bieden een contract van onbepaalde duur met een aantrekkelijke verloning aangevuld met o.a. een eindejaarspremie, maaltijdcheques, groeps-en hospitalisatieverzekering, ecocheques en een GSM abonnement. Op regelmatige basis organiseren we afterwork activiteiten. De werkplek is vlot bereikbaar met de wagen, de fiets en het openbaar vervoer.

Een blik achter de schermen?

Niets beter dan ons team zelf aan het woord te laten. Bekijk onze video via de website www.deckersnotarissen.be/vacatures en maak kennis met ons enthousiast team!

Hoe verloopt de sollicitatieprocedure?

Een eerste screening zal plaatsvinden op basis van sollicitatiebrief en CV. De verdere sollicitatieprocedure bestaat uit een eerste kennismakingsgesprek met de office manager en de teamleader binnen het administratieve team. Een tweede gesprek zal plaatsvinden met de Notarissen en de office manger.

 

Indien u solliciteert bij ons zal uw CV en motivatiebrief, die onder andere identificatiegegevens, gegevens betreffende het beroep en academisch curriculum/ studies bevatten, in onze databank 3 jaar bijgehouden worden om redenen van gerechtvaardigd belang. We kunnen gedurende deze termijn dan immers contact met u opnemen voor een nieuwe job opportuniteit binnen onze instellingen. Deze gegevens zullen niet uitgewisseld worden met derden, tenzij omwille van een wettelijke verplichting. U kan steeds alle rechten uitoefenen opgenomen in de GDPR met name, recht op inzage en informatie, recht op gegevenswissing, recht op beperking van de verwerking, recht op rectificatie, recht op bezwaar en recht om klacht neer te leggen bij de toezichthoudende overheid, door onze functionaris van gegevensbescherming te contacteren via info@privanot.be. Wij zien erop toe dat al uw persoonlijke gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving.

Google Maps
Google Maps